Annual Mock Recall Keeps BVSD Food Services Ready for the Unexpected

En Español

If you’ve seen recent headlines about national food recalls—like the E-coli outbreak linked to onions served at McDonald's that sickened 104 people in 14 states (BVSD was not affected by that recall) —you might wonder how BVSD Food Services handles similar situations. The answer? Preparation. Every year, BVSD runs a mock recall to test how quickly and effectively the team can respond if a real recall happens. 

These annual drills are one way the district prepares for real world food recalls, testing the entire Food Services team’s ability to respond quickly, locate and remove affected products, and maintain meal service without disruption. With each mock recall, the team aspires to increase the complexity of scenarios to continually sharpen its ability to trace ingredients and supplies across recipes and school sites.

This year’s recall item: Onions!

Inspired by the recent outbreak, BVSD Food Services selected onions as a recall ingredient this year. The department always tries to challenge itself with the recalled ingredient, and onions are especially complex as they are often included in many recipes as flavoring and are difficult to detect. 

The BVSD onion mock recall was conducted on November 21st. Meals affected that day were the vegetarian option lunch of plant-forward bolognese along with potential contamination identified to the pickles offered at the salad bar.

“This exercise is a test of our recipe software, our ability to trace our food back to their origin, as well as the responsiveness of our managers and school kitchen staff,” says BVSD Director of Food Services, Carolyn Villa. 

How did the department fare in this year’s mock recall? According to Villa, “Onions were tough! We had several recipes that would have been pulled from inventory. We identified where communication holes might stall us and learned more ways to streamline our process,” adding, “It challenged us, and I’d call that a success!” 

The Purpose of Mock Recalls
Each mock recall drill begins with an early morning email to school kitchen staff, detailing the scenario and requesting specific feedback. The process allows Food Services to:

• Evaluate Response Time: Ensuring quick identification, location, and removal of affected products
• Identify Safety Gaps: Uncovering weaknesses in current processes for improvement
• Simplify Reporting: Streamlining procedures for smoother handling of actual recalls
• Assess Emergency Food Supplies: Verifying sufficient backup options at each site

“We choose mock recall ingredients based on how much they challenge us,” BVSD Executive Chef Yuri Sanow explains. “The goal is to push ourselves by selecting items used in a variety of recipes over multiple days, so we must identify every meal they might be in, that might be in stock at school sites.” 

This practice, he says, ensures the team is prepared for even the most complicated recall scenarios.

Lessons Learned from a Real Recall in 2023
In April 2023, BVSD Food Services managed a real egg recall that tested its systems in a high-pressure situation. With little notice, the department identified that the affected eggs were used in a frozen French Toast Casserole stored at the Culinary Center. Immediate action was required, including removing the product from circulation and making a last-minute menu change.

During this recall, a significant issue with a vendor’s communication system created delays in receiving updates. Despite this, the team adapted quickly, demonstrating the value of its ongoing mock recall training. BVSD provided this feedback to the vendor, who has since resolved the issue.

Though students were disappointed to see the popular dish removed from the day’s menu, parents expressed gratitude for the swift and decisive action to protect student safety.

A Commitment to Continuous Improvement
The lessons learned from both mock recalls and real incidents drive ongoing improvements in BVSD’s food safety practices. By involving kitchen staff and increasing the complexity of its exercises, the department continues to enhance its ability to protect students.

“We want BVSD families to know that prioritizing the health and wellness of students includes taking food safety very seriously here at Food Services,” adds Villa. “We are dedicated to providing safe, nutritious meals for every student and ensuring that families can trust the food served at every school site.”

---

El simulacro anual de retiro de productos mantiene a los Servicios Alimenticios del BVSD preparados para lo inesperado

Si usted ha visto titulares recientes sobre retiros nacionales de comida — como el brote de E-coli relacionado con cebollas servidas en McDonald's que enfermó a 104 personas en 14 estados (el BVSD no fue afectado por ese retiro) — usted se preguntará cómo los Servicios Alimenticios del BVSD manejan situaciones similares. ¿La respuesta? Preparación. Todos los años, el BVSD lleva a cabo un simulacro de retiro de productos para comprobar la rapidez y eficacia con que el equipo puede responder si se produce un retiro de productos real. 

Estos simulacros anuales son una de las formas en que el distrito se prepara para retirar alimentos en el mundo real, poniendo a prueba la capacidad de todo el equipo del Departamento de Servicios Alimenticios para responder con rapidez, localizar y retirar los productos afectados y mantener el servicio de comidas sin interrupciones. Con cada simulacro de retiro, el equipo aspira a aumentar la complejidad de los escenarios para perfeccionar continuamente su capacidad de rastrear ingredientes y suministros entre recetas y centros escolares.

El artículo de retiro de este año: ¡Cebollas!

Inspirados por el reciente brote, los Servicios Alimenticios del BVSD seleccionaron las cebollas como ingrediente de retiro este año. El departamento siempre intenta desafiarse a sí mismo con el ingrediente retirado, y las cebollas son especialmente complejas, ya que suelen incluirse en muchas recetas como saborizante y son difíciles de detectar. 

El 21 de noviembre se llevó a cabo el simulacro de retiro de cebolla del BVSD. Las comidas afectadas ese día fueron el almuerzo de la opción vegetariana de boloñesa vegetal, junto con una posible contaminación identificada en los pepinillos ofrecidos en el bar de ensaladas.

"Este ejercicio es una prueba de nuestro software de recetas, de nuestra capacidad para rastrear nuestros alimentos hasta su origen, así como de la capacidad de respuesta de nuestros gestores y del personal de las cocinas escolares", dice la directora de Servicios Alimenticios del BVSD, Carolyn Villa. 

¿Cómo le fue al departamento en el simulacro de retiro de este año? Según Villa, "¡Las cebollas fueron difíciles! Teníamos varias recetas que habríamos sacado del inventario. Identificamos dónde las brechas de comunicación podrían estancarnos y aprendimos más formas de agilizar nuestro proceso", y añadió: "Nos supuso un reto, ¡y yo lo llamaría un éxito!". 

Propósito de los simulacros de retiro
Cada simulacro de retiro comienza con un correo electrónico a primera hora de la mañana al personal de cocina de la escuela, en el que se detalla el escenario y se solicitan comentarios específicos. El proceso permite al Departamento de Servicios Alimenticios:

• Evaluar el tiempo de respuesta: Garantizar la rápida identificación, localización y retirada de los productos afectados.
• Identificar las brechas de seguridad: Descubrir los puntos débiles de los procesos actuales para mejorarlos.
• Simplificar los informes: Racionalización de los procedimientos para una gestión más fluida de los retiros reales.
• Evaluar los Suministros Alimenticios de Emergencia: Verificar que hay suficientes opciones de copia de reserva de seguridad en cada sitio.

"Elegimos los ingredientes del simulacro de retiro basándonos en lo mucho que nos desafían", explica el chef ejecutivo del BVSD, Yuri Sanow. "El objetivo es esforzarnos seleccionando  productos utilizados en una variedad de recetas durante varios días, por lo que debemos identificar todas las comidas en las que puedan estar, que puedan estar en existencia en los centros escolares". 

Esta práctica, dice, garantiza que el equipo esté preparado incluso para las situaciones de retiro más complicadas.

Lecciones aprendidas de un retiro real en 2023
En abril de 2023, los Servicios Alimenticios del BVSD gestionaron un retiro de huevos real que puso a prueba sus sistemas en una situación de gran presión. Con poca antelación, el departamento identificó que los huevos afectados se habían utilizado en una cazuela congelada de tostadas francesas almacenada en el Centro Culinario. Hubo que tomar medidas inmediatas, como retirar el producto de la circulación y hacer un cambio de última hora en el menú.

Durante este retiro, un problema importante con el sistema de comunicación de un proveedor provocó retrasos en la recepción de actualizaciones. A pesar de ello, el equipo se adaptó rápidamente, demostrando el valor de su formación continua en simulacros de retiro. El BVSD proporcionó esta información al proveedor, que desde entonces ha resuelto el problema.

Aunque los alumnos se sintieron decepcionados al ver que se retiraba el popular plato del menú del día, los padres expresaron su gratitud por la rápida y decisiva acción para proteger la seguridad de los alumnos.

Un compromiso de mejora continua
Las lecciones aprendidas tanto de los retiros simulados como de los incidentes reales impulsan mejoras continuas en las prácticas de seguridad alimenticia del BVSD. Al implicar al personal de cocina y aumentar la complejidad de sus ejercicios, el departamento sigue mejorando su capacidad de proteger a los alumnos.

"Queremos que las familias del BVSD sepan que dar prioridad a la salud y el bienestar de los alumnos incluye tomarse muy en serio la seguridad alimenticia aquí en el Departamento de Servicios Alimenticios", añade Villa. "Nos dedicamos a proporcionar comidas seguras y nutritivas a todos los alumnos y a garantizar que las familias puedan confiar en la comida que se sirve en cada centro escolar."